De la question d'une association

Quelques petits points :
* Faites-vous bien la différence entre le bureau d'une asso et son conseil d'administration?
Le bureau est l'exécutif (Président et trésorier au minimum, plus évetuellement quiconque ayant une fonction d'exécution - secrétaire, vice-président, chargé de mission, etc selon les statuts). Le CA est l'instance de surveillance et de réflexion, qui prend les grandes décisions et non celles de la gestion au jour le jour. Je demande cela, parce que dans le premier message de Tayb', demander deux étudiants dans le bureau est plus restrictifs que deux dans le CA.

* La distinction des membres
S'il existe une distinction entre les membres (à absolument éviter celle entre "actif" et "passif" qui est une invitation à ne rien foutre), celle-ci peut poser des problèmes de traitement. En effet, une personne "membre d'honneur" pourrait réclamer bénéficier d'une préséance ou d'un passe-droit sur un "vulgaire" membre. De plus considérer que des personnes peuvent être récompensées instaure une logique d'automatisation, genre : "j'ai le droit à telle chose comme récompense". Et donc de pervertir l'idée. Par contre, je pense que d'accorder au cas par cas, sur décision du CA par exemple, un remerciement (éventuellement avec un cadeau) mais qui n'est ni automatique ni attendu est bien plus agréable.
Et j'ai déjà vu des personnes, une fois ayant acquitté leur cotisation, exiger d'avoir une place à des tables, parce qu'ils ont payé, comme si c'était la contrepartie d'une prestation fournie. Alors donner une chose en échange ou faire payer une somme pour ... bah "rien" (faire vivre l'asso, mais ça ne représente que du virtuel) est problématique. C'est pourquoi je suis davantage pour une gestion des membres sans cotisation mais avec des dons ou avec une cotisation libre (0€ ou plus, 3€ conseillés). Je précise par ailleurs que pour beaucoup 10€, c'est rien, mais que c'est aussi un cap psychologique. Débourser de l'argent est un élément et je pense que d'avoir des personnes actives est plus importants. Or s'il faut payer pour être membre de l'asso et que ça n'apporte rien de plus que d'être sur le forum gratuitement, ou s'il faut adhérer pour venir sur le forum ou accéder à des tables, je trouve cela discriminant. Je pense que de l'ouverture viendra plus de "profits" que de rechercher l'argent en priorité.
Il suffit de sensibiliser les personnes en disant que l'asso a besoin de temps pour vivre et que l'on a besoin de N € pour les différents projets.
Au passage, je confirme que le montant de la cotisation (comme le siège social et plein d'autres choses) peuvent ne pas être inscrit dans les statuts mais renvoyé au Règlement intérieur (qui est modifiable aisément et à tout moment par le CA sans besoin de le transmettre à la préfecture).

* Quant au local et à son coût
Compte tenu de la sensibilisation de nos maires actuels dans les villes de MSA et de Rouen, l'obtention d'un local public est illusoire. Après les élections, si la majorité change, il pourrait y avoir une possibilité. Mais ces deux mairies (et même un peu plus) ont une politique de "nuit tranquille", c'est-à-dire de tout faire pour qu'il y ait un minimum d'activité une fois la nuit tombée et plus rien une fois que les "honnêtes travailleurs" dorment. Cela se concrétise de la manière suivante : prêts de salle associative après 20h qu'exceptionnellement, et obligation de remettre les clés entre 23h30 et 0h00 dernier délai. Les dérogations sont plus qu'exceptionnelles (le club de St Sever peut aller jusqu'à 2h, mais en pratique, ils arrivent à gratter jusqu'à 4h parfois).
Donc pour l'instant, disposer d'un local est très peu probable et ne devrait pas être la finalité en soi de l'association. Sauf si vous connaissez du monde influent qui peut vous obtenir une salle municipale gratuitement par exemple.
Après, s'il faut obtenir un local privatif, c'est hors de prix, oubliez. A moins qu'une personne généreuse vous le loue à titre gratuit (ou assimilable, genre 10% de son prix réel) ou que l'asso gagne au loto...
Les deux principaux intérêts d'un local sont :
* avoir un lieu fixe pour que tout le monde se rencontre (mais on a le forum pour cela en réalité) ;
* avoir une buvette pour se faire un peu d'argent (mais ça peut gêner du monde).
Et quant à son ouverture, il suffit de mettre des heures d'ouverture et ça n'est pas si contraignant. Genre tous les lundi soir (pour les parties de jeu de société) et tous les vendredi soir (où on fait un JdR). Et zou. Pas besoin d'assurer une permanence type Sonanbul.

* Question de l'Hache-sueur-rance
Pour les assurances, il faut avoir en tête certains éléments :
- Les soirées dans les bars ou chez quelqu'un peuvent être assimilées à des soirées privées entre membres de l'asso et non des soirées organisées par l'asso. L'aspect responsabilité n'y est pas engagé. C'est comme quand vous allez chez votre poteau boire une bière (ou autre chose) ;
- Les événements organisés peuvent exiger une assurance à moins que l'on ne fasse que sous-traiter à une autre asso (genre la soirée Predator où Sonanbul prenait les RR sous son aile d'un point de vue juridique) ;
- Une assurance à l'année coûte entre 80€ et 220€ généralement. La FFJDR propose des assurances à 120€ je crois et il existe des assurances ponctuelles (à l'événement) qui sont de l'ordre de 30€ la manifestation. Après ça dépend du niveau de protection que vous souhaitez obtenir (que les orga, participants aussi, local, durée, dangerosité, responsabilité civile et pénale, etc).

* Cotisation en monnaie et piécette sonnante et trébuchante
À éviter au maximum ! Le trésorier ou la personne récupérant cette somme peut être accusée de détournement de fond et il n'y a rien pour prouver le contraire, de surcroît cela peut démontrer une mauvaise gestion. Enfin, il n'y a rien de pire que la personne qui a oubliée (mais de bonne foi!) qu'il avait reçu cette argent et l'avait mis dans son porte-feuille. Le chèque est ce qu'il y a de mieux, et à cette occasion, mieux vaut que la personne récupérant la dite monnaie face immédiatement un chèque à son nom pour l'asso de la somme équivalente.
De plus pour avoir une vision globale de la trésorerie et une gestion optimale, c'est préférable. Le futur trésorier (qui qu'il soit) vous remerciera de lui alléger la charge de responsabilité.

Bilan financier prévisionnel de fonctionnement de l'asso
Dépense :
La création d'une asso nécessite la publication de son existence au Journal Officiel : 39,06€
Le nom de domaine du site : 10€/an
L'hébergement du site : gracieux par Taybott
Assurance : compter facilement 100€/an pour une moyenne des tarifs si on organise quelque chose, 0€ autrement.
Autre activité : à définir

Ressource :
Cotisations & dons : 50-60€ me semble optimiste mais réaliste si la cotisation est libre.
Manifestation : à définir

Donc de base, sans rien organiser, l'asso devrait être bénéficiaire de peu ou équilibrée la première année et engranger quelques provisions les années suivantes. Cependant, c'est pas les activités que l'on attire et justifie l'existence de l'asso...
J'ai oublié l'ouverture d'un compte bancaire si besoin était et d'obtention d'un chéquier (évitez la CB, ça coûte trop cher pour pas grand chose).
Donc l'intérêt de créer une asso pour continuer telle que le forum fonctionne aujourd'hui est très accessoire. Donc il faut parler projets et non existant.

* Intérêt d'adhérer à l'association
C'est bien beau, hein, mais bon, pourquoi qu'on adhère (si c'est payant) ou qu'on donne (si c'est gratuit ou libre)? C'est la première question essentielle qu'il faudrait se poser. Si c'était pour assurer l'hébergement du site, ce serait pertinent, mais là ce n'est pas la question. Si c'était pour avoir un local, soit, mais là encore, cela semble peu probable. Etc.
De surcroît, il faut absolument éviter les risques de transformer l'asso en fournisseur de services desquels les adhérents seront exigibles (donc éviter les cotisations permettant d'entrer gratuitement dans les soirées organisées - payantes autrement - et donnant l'impression de prendre une carte d'abonnement comme pour le cinéma). Il ne faut pas transformer l'adhérent en consommateur de service de l'association (sauf si la-dite asso est suffisamment grande).
Possibilité de négocier des réductions en magasin (5%, c'est très classique et quasiment accordé automatiquement par les magasins de JdR aux associatifs. Nécessite une carte d'adhérent. Si possible obtenir 10% ou davantage)
Autres avantages/intérêts?

* De la possibilité de se placer en fédération rouennaise
Puisque l'optique est de réunir les rolistes rouennais, pourquoi ne pas transformer cette future association en fédération. Je m'explique : le but ne serait pas de trouver un local, mais d'organiser des manifestations y compris une convention de JdR.
La logique fédératrice est donc plus large que la simple volonté de faire jouer chacun, mais visera aussi à mettre en relation les personnes cherchant des clubs près de chez eux. Les personnes morales pourront donc être adhérentes (et les clubs ont généralement un peu d'argent) et profiter de la portée des RR ainsi que de divers services (organisation de manif', négociation de tarifs privilégiés, commandes groupées auprès de magasin pour obtenir des réductions...) et servir d'interlocuteur unique aux associations nationales et autres institutionnels (distributeurs, éditeurs, etc.)
À savoir : la principale lacune des associations est la communication. Un des principaux intérêts des RR (à mes yeux) est sa qualité graphique, sa portée et son potentiel de mobilisation.
Cette idée n'implique pas que les membres des RR doivent faire partie de club. Mais cela permet de réunir autour d'un interlocuteur unique tous les rôlistes rouennais, clubeurs ou non et de centraliser toutes les propositions de découvertes de JdR, de rencontrer des joueurs près de chez soi etc.
Je sais que c'est exigeant, gros, itou, et je viens à peine d'y (re)penser. Tant que j'y étais, hein...

* * * * *
Pour les retors de l'essence associative qui veulent conquérir le monde à eux tout seul, voici aussi une autre possibilité :
Vous créez une asso A avec un pote. Avec cette asso A, vous créez une asso B. Là l'asso B adhère à l'asso A et vous décidez de virer votre pote. Vous avez donc 2 associations où il n'existe qu'un seul membre physique (vous) et à chaque fois un membre moral. Pire, si avec ces deux asso, vous créez l'asso C qui adhère à chacune des autres, vous pouvez même disparaître que ces 3 associations seront légalement existante. Oui, ça ne sert à rien. C'est même ridicule. Mais franchement, déjà, faire une EURL ou encore une asso à 2 seulement...

JBeuh, au passage...

ça met une grosse claque dans mon beignet ce que tu dis là
et je dois reconnaître que c'est plein de bon sens

JBeuh a écrit:

Donc l'intérêt de créer une asso pour continuer telle que le forum fonctionne aujourd'hui est très accessoire. Donc il faut parler projets et non existant.

Exposé vraiment très bon merci Jbeuh je reprends juste ce propos cité au dessus pour confirmer qu'avant toute chose il faut se poser la question pourquoi avant d'aborder le comment...

Rien à rajouter

Merci JBeuh pour cette analyse

Commençons par le principe même de l'asso:
On est d'accord, on pourrait très bien continuer de faire comme on l'à fait jusqu'à présent, à savoir faire des petites soirées les uns chez les autres, ce qui n'engage aucune assurance autre que celle de la personne organisatrice. (si j'ai bien compris)

Mais que ce passe t'il pour les rencontres ludiques tel qu'on l'à fait vendredi soir?
L'exemple de la soirée alien est interessante. En effet, nous avons pu bénéficier du soutiens de Sonanbul, mais il y à des limites là dedans, par exemple, le fait qu'on aurait pu faire des gateaux etc afin de créer un fond pour l'asso.
Et que se passe t'il si Sonanbul ou autre ne sont pas interessés par une soirée que l'on voudrait organiser?

Tous les fond etc à quoi pourraient ils servir? Il y a beaucoup de choses à faire, voila celles qui me passent par la tête tout de suite :
- La création d'une ludothèque où les membres pourraient emprunter jeux et jdr
- La micro édition qu'elle soit jdr ou autre
- On parle de communication inter Asso mais si on veut donner une dimension d'ouverture pour promouvoir et faire découvrir le jdr, des outils de communications seraient pas super flux.

Donc l'asso servirait à plusieurs choses qui à mon sens sont stimulante pour un groupe: L'organisation de rencontres ludiques, la négociation des prix de boissons, de tarifs réduits pour d'autres soirées etc.. La centralisation de matériel accessible aux membres. Si on part du principe que les rencontres ludiques permettent de créer des liens et de consolider un groupe, je pense que ça vaut le coup. Pour l'heure vous allez me dire là encore on peut très bien faire ça sans asso. Oui, mais si (au dela de la convivialité) on calcul les gains que la négociations de prix pour les boissons ou autre pourraient apporter une asso devient intéressante.
Sans parler de l'officialisation de la structure et donc du poids qu'il peut avoir sur la table de négociations d'éventuelles aides pour organiser des évènements ou autre.

Quel serait l'avantage d'un membre par rapport à un autre?
Et bien si l'idée de la ludothèque est intéressante, les membres auront libre accès à celle-ci. Pareil, lors de l'organisation d'évènement on peut imaginer des tarifs privilégiés sur la nourriture et boisson. Enfin les réductions sur les JDR me parait être une bonne idée.

Niveau coût comme tu l'as dis, il n'est pas très important, je m'occupe du site pour l'instant, et l'assurance de la FFJDR est de 80€ annuel.

Pour trouver cet argent il n'y à pas 36 solutions, plusieurs choses peuvent être mises en place, notamment la cotiz (perso je préfère libre), la vente de truc et de machins lorsqu'on organise des évènements, la mise en place de systèmes par le biais du site.

Pour ce qui est de la fédération, je ne suis pas contre, ça demande je suppose un travail plus important et ça dépend de la motivation des gens pour un tel investissement. Mais si les RR continuent de grossir ainsi, on pourra je suppose passer en fédération.

Enfin moi c'est ce que j'en dis

Bon je propose qu'on continue d'en discuter ici ou autour d'une mousse un de ces quatres. Il faudrait que je répare le système de sondage afin de voir qui est intéressé par la création d'une asso etc

Moi je pense que c'est une bonne idée d'organiser une rencontre irl auprès des intérésser

Taybott a posté pendant que je rédigeais ce message;)

Je réponds dans l'ordre au reste.



--> Nico tout d'abord... Je n'ai JAMAIS vu d'association de rôliste avoir l'idée de faire de la représentation à temps plein... Donc l'idée même d'un local pour ça, non. Le local c'est un ou deux soirs par semaines. Dans le cas de miracles, c'est éventuellement une salle qu'on a à disposition rien qu'à nous. J'ai bien dit miracle hein:)
--> En soit les seuls inconvénients si on partait sur cette optique, c'est de s'assurer (ce qui se fait vite et bien) et de ne pas y laisser entreposées des choses "volables", et d'avoir des gens réguliers pour représenter l'assoc'...

--> Pour Jbeuh, oui je pense qu'on connait la différence entre un CA et un bureau. Là dessus je ne vois pas le soucis...

--> Pour la cotisation, nous sommes donc d'accord... On ne force personne à payer au contraire. Comme on le disait, payer ça n'entraîne qu'une chose, être membre d'honneur, ce qui comme je le disais plus haut, ne donnerait droit au final qu'à des trucs genre parts de gateaux, réduction à des soirées éventuelles et des trucs de ce genre. Mais ça on peut fixer les 10€ pour devenir membre d'honneur.
Mais effectivement, le CA peut déterminer qui peut se voir devenir membre d'honneur. Mais là ça peut créer les frustrations du type "on a payé pareil, mais j'suis pas membre d'honneur"... Donc bof bof...
Les cadeaux, je ne pense pas que ce soit une bonne idée par contre...
Par contre, faire les comptes régulièrement à jour sur le forum pourra montrer combien l'assoc' a et combien elle aura besoin pour ceci ou cela.
Mais de toutes façons, si association il y a, ce n'est que pour UNE CHOSE, permettre d'avoir une existence réelle et pouvoir organiser des choses par nous même. Les soirées seront plus faciles à organiser et on pourra récolter des fonds pour les autres soirées.
La façon d'adhérer à l'assoc' consiste simplement à demander le statut de membre sur le forum et à "pourquoi pas" se présenter à une irl ou à participer à la vie du fofo. A préciser éventuellement.

--> Pour la salle, nous sommes d'accord, elle ne sert à rien. Là j'change pas d'avis. On le dit à chaque fois, surtout que comme tu le précises (ça semble rendre crédible ce qu'on répète), on a essayé un an d'avoir une salle... Les dragons solidaires ont réussi à en dégotter une longtemps après.
Mais l'avantage qu'à le forum, c'est d'être vivant et , bien présenté, ça peut être un bon point pour la maire...
M'enfin, j'pense que ce format suffit amplement même pour une assoc'

--> On est d'accord aussi pour l'assurance, mais j'en reviens à ce que soulignait Taybott. Si on fait une soirée dans un bar avec les membres de l'assoc', une personne tatillon pourrait prendre le chou et dire que c'est l'assurance de l'assoc' qui doit trinquer. Dans ce cas, pouf ça pique, non?

--> Pour les chèques, là je ne suis pas d'accord... La monnaie, si elle est assortie d'une caisse qu'a le trésorier et qu'il fait les comptes dès qu'il a de l'argent (genre en soirée ou quoi), bah ça se passe bien... A l'APF, et dans les assoc' de mon village on a une caisse en monnaie et le trésorier, personne n'a l'idée de lui dire qu'il fait du "détournement de fond". L'est élu et la personne qui donne l'argent, peut au pire lui demander un papier signé pour prouver qu'elle a payé... En tout cas le chèque j'aime pas...

--> Pourquoi créer l'association?! Là je pense que tu n'as pas lu plus haut et les idées que Taybott développe plus haut... On répète:
- Permettre de ne pas avoir à payer de notre poche les diverses choses pour les soirées comme c'est le cas actuellement. Evidemment on pourra encore apporter des choses si on veut, mais globalement l'asso' pourra contribuer aussi parfois. (Je parle des "grosses" soirées comme AvP)
- Pouvoir organiser "officiellement" des événements ludiques. Là je pense à la soirée Indiana Jones, à la création du module dK system, à des impressions de pubs, de divers prospectus ou autres.
- Sur un plus ou moins long terme, ça peut permettre de créer une convention sur Rouen, pourquoi pas avec les autres assoc' existantes, tout en ayant notre identité et pas seulement celle de ceux qui aident. Ainsi on peut imaginer la convention, un killer à l'échelle rouennaise, des soirées en partenariat avec le ciné, le musée ou autre...
- A plus court terme, ça peut permettre de posséder des jeux pour l'association par le biais des recettes des soirées.

--> Adhérer à l'assoc'? Bah en soit ça permettrait simplement de faire partie des RR, c'est pour ça que je dis que je suis partisan d'une cotisation de 0€ ou 1€symbolique comme quelqu'un l'a proposé plus haut . Si quelqu'un d'autre donne, il doit avoir conscience que ça lui permettra de faire vivre l'assoc' et non pas de devenir le Roi, je pense que c'est assez clair.
Par contre, oui donner l'avantage des partenariats avec les boutiques était envisagé. Mais reste à savoir comment faire. Pour tous les membres ou les membres donateurs? Là je sais pas trop et comme tu le disais plus haut, ça peut entraîner des frustrations de la part de certains...

--> Par contre c'est là qu'j'suis un peu chiant, c'est que je pense qu'il faut limiter l'accès à l'association aux personnes de plus de 15ans. J'ai du mal à imaginer quelqu'un de plus jeune avoir l'accord de ses parents pour qu'il vienne chez les uns ou les autres pour les soirées. Puis, niveau jdr et construction mentale, j'ai peur que ça puisse entraîner des soucis (oui je sais on a commencé à ces âges là, mais bon...)

--> Pour la fédération, je pense que ça n'a aucun intérêt. Pourquoi? Simplement parce qu'il existe la FFJDR et que pour le départ, ça suffit amplement si on veut se fédérer. L'idée d'une fédération pourra venir plus tard, si après la première convention on a trouvé des associations motivées pour le faire. Mais sincèrement, je ne pense pas du tout que le but des Rôlistes rouennais, et des gens ici présents soit de porter une bannière sous laquelle fédérer des gens:)
Initier au jdr, trouver des joueurs, monter des tables, etc... Oui.
Mais aller trouver les autres assoc' et tout le toutim, non pour le moment...

--> Pour le reste, je ne vois pas trop l'idée j'dois avouer^^


Charly qui éclaircissait les détails et qui persiste dans l'idée qu'il faille se rencontrer pour en parler et prendre des notes;)